视听活动策划清单：从场地到撤场

AV 清单是一份需要按顺序回答的问题列表:场地能提供什么(电源、吊挂、进场通道、规定),每位演讲者会接入什么设备,音频和视频各自如何从信号源传到会场,以及你将如何测试、运行和打包这一切。本指南将带你走完从首次场地考察到撤场的各个阶段。你自己活动所需的数据,应来自场地方、设备的规格说明以及你的 AV 服务商,而不是某条通用规则。

提前数周:场地踏勘与电源问题

从实地踏勘开始。带上平面图、卷尺和手机相机,带回来的应当是答案,而不是猜测:

• 电源。向场地的工程师或电工询问:哪些插座在哪条回路上,每条回路的额定值是多少,还有哪些设备共用该回路(餐饮设备、场馆照明)。不要想当然地假定宴会厅墙面回路的额定值,一定要问。
• 吊挂与高度。测量天花板高度,并询问是否允许悬挂任何物品、可以挂在哪里,以及需要谁的书面批准。对于铝制桁架和塔架,行业标准是 ANSI E1.2(Design, Manufacture and Use of Aluminum Trusses and Towers),由 ESTA 发布。我们的桁架与吊挂清单涵盖了吊挂前需要确认的问题。
• 日光。记下窗户的位置,以及是否有遮光措施。请在你的各场会议进行的那个时段去查看会场。
• 布局。在摆放移动舞台、屏幕或布线路径之前,先向餐饮方询问自助餐台和酒吧的位置,并让线缆远离通道。
• 规定。索取场地的技术规格和 AV 规定:是否有场馆自带的音响或投影,你对其有多大控制权,以及烟雾、雾气或冷焰火机等特效是否允许使用、需要哪些批准。我们的烟雾机与雾气机指南解释了场地为什么会有这些询问。
• 进场。装卸货区的位置和开放时间、电梯尺寸、负责收货的楼宇联系人,以及场地要求的任何保险证明及其截止日期。

制定电力预算

电力规划应由场地的电工负责,但你可以准备好所需的输入信息。列出每一件用电设备,并附上铭牌或规格表上的电气输入额定值(如有输入电流则以其为准,而不是音频输出功率)。按设备将共用的回路进行分组。然后请电工对照每条回路的额定值检查其负载。

不要将电路用满至额定值的原因之一：施耐德电气（Schneider Electric）解释称，根据《美国国家电气规范》（National Electrical Code），支路断路器的额定值必须能够承受非连续负载加上连续负载的 125%，其中连续负载是指“预计最大电流将持续 3 小时或更长时间的负载”（Schneider Electric）。某件设备是否属于连续负载，取决于其最大电流的变化方式，而不仅仅取决于该状态持续的时间，因此请将您的设备清单交给电工，由他们对负载进行分类，并分配电路或建议配电方案。

提前两周：演讲嘉宾、信号流程与设备送达

向每位演讲嘉宾发送一份演讲者技术需求表：笔记本电脑及操作系统、视频输出接口和转接器（HDMI、USB-C、DisplayPort）、是否自带翻页笔，以及演示文稿中是否播放视频或音频。嵌入的视频仍需在实际使用的演示电脑上进行测试，因为播放效果取决于文件、软件和设备本身。请索取所有在线视频的本地副本，并在 USB 驱动器中保存兼容的备份文件。

绘制两张信号流程图，一张用于音频，一张用于视频，因为它们通常走不同的路径：

• 音频：麦克风及笔记本电脑或播放音频 → 调音台 → 有源音箱，另外还有一路送往录制设备。
• 视频：笔记本电脑及播放源 → 视频切换台或演示切换器 → 主屏幕及任何返送监视器，如有需要，另加一路录制信号。

如果由同一台设备同时处理两者，请在图中标明。活动当天，您的工作人员将依照这份图纸开展工作，因此请用您将写在线缆上的名称来标注每一个输入和输出。

现在就确认设备送达事宜。VENEGEEST 为湾区大部分物品提供当周送达服务，包括LED 显示墙在内的设备，其可用性会在您申请报价时按您的日期进行确认。对于送货上门的布置，VENEGEEST 的租赁条款要求客户提供准确的场地信息（进场通道、供电情况和时间窗口），并办理安装所需的任何场地许可或批准，同时规定标准布置至少需要两小时。

备好您的备用设备：一支备用麦克风、备用视频线缆和转接器，以及存放在 USB 驱动器中的所有演示文稿，最好再预先加载到第二台笔记本电脑上。

进场当天：搭建、线缆与摆放

先将所有设备集中在一个区域，并对照装箱清单逐项核对，然后再将任何设备移至最终位置。在布线之前，先对关键设备进行通电测试，这样一旦出现故障，还有时间修复。

用胶带固定或使用线槽板覆盖所有横穿通道的线缆，并按照示意图中的名称为每条线缆的两端贴上标签（"Mic 1"、"Screen In"、"Truss Power A"）。有了标签，演出中途出现故障时就不必四处查找，只需逐一检查即可。

摆放位置取决于场地、内容和设备，因此应以视线为依据，而不是固定的距离：后排观众能否看清幻灯片上最小的文字？所有人能否越过前排观众的头顶看到画面？我们的电视和 LED 墙尺寸指南介绍了屏幕尺寸的选择。至于扬声器，Shure 关于啸叫的建议是"让麦克风和扬声器彼此远离"，并"将扬声器移近听众，这样整体系统音量就可以更低"（Shure），因此请将主扬声器放在演讲者麦克风位置的前方，而不是后方。

开门前：音响检查与显示检查

音响检查要由真人来完成，而不是凭猜测。让一个人在讲台上以正常演讲音量讲话，同时由一名检查员在场内走动，尤其是后排和两侧。如果检查员听不清楚，请让您的音响操作员先逐一排查原因，而不是直接调大音量：麦克风位置、开启的麦克风数量、扬声器摆放以及增益结构。Shure 列出了基本做法："将麦克风移近所需的声源"、"减少开启的麦克风数量"，以及"使用指向性麦克风，以在出现啸叫前获得更大的增益"。均衡器（EQ）是供合格操作员使用的工具，用于削减该场地中出现共振的特定频率，并且需在当天实测后进行调整。

请在实际使用的切换台和屏幕上测试每一台演讲者的笔记本电脑。PowerPoint 的演示者视图需要在扩展显示模式下运行：Microsoft 表示，当您进入幻灯片放映时，"PowerPoint 会自动将您的显示设置更改为……扩展"，而"设置幻灯片放映"中的选项决定由哪个显示器显示幻灯片（Microsoft）。因此，检查的重点不是"镜像还是扩展"，而是幻灯片是否输出到了连接屏幕的信号上，备注是否显示在演讲者的笔记本电脑上。请走到会场后方，用翻页笔切换幻灯片，以确认其有效距离。

如果需要录制，请先做一段简短的测试录制并回放，确认音频和视频都在，且保持同步。然后依次运行灯光提示，检查屏幕上是否有眩光，以及演讲者脸上是否有阴影。

活动进行中：监控与快速排障

让工作人员就座在能够看到舞台、屏幕和观众的位置。需要留意的常见故障包括：无线麦克风信号中断或电池耗尽、笔记本电脑进入休眠或视频连接中断，以及提示信号遗漏。请在技术台备好备用麦克风，并按照设备说明的要求在休息时间更换电池。

不同演讲者的音量各不相同，因此操作员需要全程调整音量电平。如果开始出现啸叫，操作员应降低发出啸叫的麦克风的增益，并解决根本原因（例如演讲者走到了扬声器前方、多余的麦克风一直处于开启状态），而不是仅仅依靠均衡器来压制。Shure 指出，啸叫是扬声器发出的声音回到麦克风中并被再次放大所产生的。

在下一位演讲者被介绍出场之前，请确保其笔记本电脑已连接并测试完毕。请对任何问题、发生时间以及解决方法做简单记录。这将成为您的活动后报告。

撤场与装车

请查阅场地合同，确认您必须撤离的时间以及任何超时费用。拔掉插头之前先关闭电源，并按照每件灯具的说明书要求，在打包前先让其冷却，尤其是使用灯泡的灯具。请将线缆整齐盘好，并对照装箱清单逐项检查；接收器和翻页笔之类的小物件最容易丢失。

打包时请检查设备，并为任何损坏拍照留证。VENEGEEST 的租赁条款要求租用方立即报告任何故障或损坏，并表示如果设备在您租用期间出现故障，VENEGEEST“将尽一切合理努力提供替换设备”。请致电 415-890-5555。

离开之前，请与场地联系人一起巡视场地，记录场地状况，并保留书面或照片形式的交接记录，作为您自己的存档资料。请清理零散的胶带和线缆，让场地无需再做任何清理。

活动结束后：复盘总结

趁细节记忆犹新，与您的视听服务商及其他供应商进行一次简短的复盘会议。回顾您的记录，并将每个问题归类为设备、操作或场地问题。将设备故障报告给租赁公司，把操作问题整理成下次的简报要点，并记录场地的限制条件（电路、吊挂、装卸区时间、日光），以便下次在该场地举办活动时参考。同时，将您临时应变处理的任何事项添加到您的总清单中。

会议视听设备清单：多会场活动的额外要求

会议同样要经历这些阶段，只不过每个房间都要各走一遍，而且换场次数更多。请将以下事项添加到清单中：

• 为每个房间制定计划。不要只针对主会场，要为每个分会场重复确认电源、信号流程和视线的问题，并为每个房间指定一位负责报告问题的专人。
• 演讲文件与换场。提前收集演示文稿，在实际运行的设备上进行测试，并按照上文所述，在场次开始前让下一位演讲者完成连接和检查。
• 录制与远程直播信号。确定哪些场次需要录制或直播，并将这些输出纳入该房间的信号流程图中。
• 辅助聆听。根据 2010 年《ADA 标准》，“在每个以语音交流为使用空间不可或缺部分的集会区域，均应提供辅助聆听系统”，但在未提供音频扩声的情况下（法庭除外）有例外规定（2010 ADA Standards, 219.2）。请向场地方询问你的哪些房间配有系统和接收器，并为没有配备的房间做好安排。
• 大型会场后排的屏幕。在纵深较大的房间里，检查后排观众是否能看清主屏幕，如果看不清就增加屏幕；我们的尺寸指南可以提供帮助。

快速参考：各阶段 AV 清单

• 提前数周：场地实地考察；向场地电工确认电路额定值和共用负载；吊挂审批；日光检查；场地的 AV 及特效规定；卸货区和保险要求。
• 提前两周：演讲者技术表；分开的音频和视频信号流程图；送货时间窗口；备用设备。
• 进场：对照装箱清单盘点；对关键设备进行通电测试；为每根线缆贴胶带并标记；根据视线和麦克风位置摆放屏幕和音箱。
• 开门前：安排观察员进行音响检查；每台笔记本电脑都在实际的切换台和屏幕上测试；测试录制；灯光提示流程走查。
• 撤场：遵循灯具散热指引；盘点；立即拍照并报告损坏；记录房间交接情况。

常见问题：活动 AV 策划问题

企业活动的音视频清单应包含哪些内容？

场地电力（由场地电工提供电路额定值及共用该电路的设备）、分开的音频和视频信号流程、吊挂和天花板净空、备用设备（备用麦克风、备用线缆和转接头、存有演示文稿的 USB 驱动器），以及开门前的音响和显示检查。

会议的音视频清单包含哪些内容？

单个房间检查清单上的所有事项,每个房间都要重复一遍:电源和线路、音视频信号流、从后排检查屏幕,以及音响测试。除此之外,还要提前收集演讲者的文件,并在各自的播放设备上逐一测试;规划各场次之间的切换;梳理所有录制或直播信号源;并向场地方询问哪些房间配有辅助听音系统——2010 ADA Standards 要求在语音沟通不可或缺且提供扩音的集会区域配备此类系统。

我应该提前多久预订 AV 设备?

在进行场地实地考察时就应预订,尤其是需要场地方批准的 LED 屏幕墙和特效设备。VENEGEEST 为大多数设备提供覆盖整个 Bay Area 的一周内送达服务,当您申请报价时,我们会确认您所选日期的设备供应情况。

如何计算我的 AV 设置所需的电力?

从铭牌或规格表上列出每台设备的电气输入额定值,按共用的线路对设备分组,然后把清单交给场地方的电工,对照每条线路的额定值进行核查。根据 National Electrical Code,正如 Schneider Electric 所解释的,持续负载是指预计最大电流会持续三小时或更长时间的负载,而支路断路器必须允许持续负载的 125%,因此请让电工来对您的负载进行分类,而不要自行假设。

为什么我的笔记本电脑没有显示在屏幕上?

首先检查线缆和转接头,然后检查幻灯片被发送到了哪个显示器。PowerPoint 会为演示者视图切换到扩展显示,而“设置幻灯片放映”中的设置决定哪台显示器显示幻灯片。请在演讲者被介绍出场之前,在实际使用的切换器上进行测试。

如何防止麦克风啸叫?

Shure 的建议是:让麦克风和扬声器彼此远离,把麦克风移近说话者,关闭未使用的麦克风,并使用指向性麦克风。之后,合格的音响操作员可以针对该房间降低特定的啸叫频率。

如果租赁的设备在活动期间发生故障怎么办?

VENEGEEST 的条款规定,如果设备在您的租期内发生故障,我们将尽一切合理努力提供替换设备,并要求租用方立即报告故障或损坏。可选的 Equipment Protection Plan 按租赁总额的 10% 收费,涵盖意外损坏(不包括疏忽或盗窃)。

VENEGEEST 的租赁价格是如何构成的?

如果商品页面列有日租价格，则该价格涵盖自送达或取货起计算的 24 小时租赁期，而周租价格适用于连续 5 天或以上的租赁。未列出价格的商品以及多件商品套餐按项目报价。VENEGEEST 会根据每场活动的场景和需求量身定制解决方案，因此运输、搭建、技术人员服务以及加班费用均会根据您的活动范围确定并报价；目录所列之外的设备也可按需提供，视库存情况而定。您也可以选择前往仓库自提，并需支付不可退还的 25% 订金以确保预订。

我可以不配技术人员租用音视频设备吗？

对于简单的设置，例如蓝牙音箱系统或LED 电视显示屏，VENEGEEST 的条款允许自提；预订时请询问该商品是否需要搭建支持。对于任何涉及调音台、多支麦克风、信号切换或吊装灯光的设置，请在报价中申请技术人员服务。